Databehandleravtale

Når styret bruker Styresekretæren, behandler vi opplysninger om beboerne deres. Da er boligselskapet behandlingsansvarlig og Desken AS databehandler, og personvernforordningen krever en skriftlig avtale mellom oss. Dette er den avtalen.

Den registreres som inngått under Innstillinger i portalen. Før det er gjort, kan ikke dokumenter med personopplysninger behandles i tjenesten.

1. Partene og avtalens plass

Denne avtalen inngås mellom boligselskapet som er registrert som kunde i tjenesten («behandlingsansvarlig») og Desken AS, org.nr. 984 358 202, Norge («databehandler»).

Avtalen regulerer databehandlerens behandling av personopplysninger på vegne av den behandlingsansvarlige ved bruk av Styresekretæren på eiendomsforvalter.no, og oppfyller kravene i personvernforordningen (GDPR) artikkel 28 nr. 3.

Avtalen gjelder fra det tidspunktet boligselskapet registrerer den som inngått under Innstillinger i portalen, og løper så lenge boligselskapet har et aktivt abonnement.

Ved motstrid går denne avtalen foran øvrige vilkår for tjenesten i spørsmål om behandling av personopplysninger.

2. Behandlingens formål og art

Databehandleren behandler personopplysninger utelukkende for å levere Styresekretæren: en tekstassistent som hjelper styret med å besvare henvendelser fra beboere, andelseiere og seksjonseiere.

Behandlingen omfatter:

• Lagring av dokumenter boligselskapet laster opp – vedtekter, husordensregler, protokoller og korrespondanse.
• Oppdeling av dokumentene i tekstbiter og beregning av søkevektorer, slik at relevante utdrag kan finnes igjen.
• Mottak av henvendelser styret limer inn, og generering av svarutkast basert på boligselskapets eget regelverk og gjeldende lov.
• Lagring av godkjente svar, renset for direkte identifikatorer, slik at tilsvarende spørsmål kan besvares likere senere.
• Drift, feilsøking, sikkerhetskopiering og logging av hendelser i tjenesten.

Databehandleren bruker ikke opplysningene til egne formål, og trener ikke modeller på dem. Det generelle bakgrunnsstoffet assistenten bygger på er skrevet av databehandleren og inneholder ikke opplysninger fra noen kunde.

3. Kategorier av registrerte og opplysninger

Registrerte: beboere, andelseiere, seksjonseiere, leietakere, styremedlemmer og personer som henvender seg til styret.

Opplysningstyper som normalt behandles:

• Navn og kontaktopplysninger – e-postadresse, telefonnummer.
• Tilknytning til boligen – bruksenhetsnummer, leilighetsnummer, oppgang, eierform.
• Innholdet i henvendelser og korrespondanse, med det saken måtte gjelde: vedlikehold, naboforhold, fellesutgifter, bruksendring, dyrehold, parkering.
• Opplysninger om styreverv, roller og tilgang i portalen.

Tjenesten er ikke innrettet for særlige kategorier av personopplysninger etter artikkel 9. Den behandlingsansvarlige skal ikke laste opp slike opplysninger.

Det kan likevel forekomme at en beboer selv omtaler helse eller andre sensitive forhold i en fritekstmelding – for eksempel som begrunnelse for en søknad. Partene er enige om at dette er et forhold den behandlingsansvarlige styrer gjennom hva som limes inn, og at databehandleren behandler slike opplysninger med samme sikkerhetsnivå som øvrige opplysninger i tjenesten.

4. Instruksjonsmyndighet

Databehandleren behandler personopplysninger bare etter dokumenterte instrukser fra den behandlingsansvarlige. Denne avtalen, sammen med den bruken av tjenesten som portalen legger opp til, utgjør de fullstendige instruksene.

Databehandleren varsler den behandlingsansvarlige dersom en instruks etter databehandlerens syn er i strid med personvernregelverket.

Overfører databehandleren personopplysninger til et tredjeland eller en internasjonal organisasjon fordi norsk rett eller EU-retten krever det, varsles den behandlingsansvarlige før behandlingen, med mindre retten forbyr slik varsling.

5. Taushetsplikt

Databehandleren sørger for at enhver som gis tilgang til personopplysningene er underlagt taushetsplikt, enten ved avtale eller ved lov.

Tilgang gis bare til personer som trenger den for å levere, drifte eller feilsøke tjenesten, og bare i det omfanget oppgaven krever.

6. Sikkerhet

Databehandleren gjennomfører egnede tekniske og organisatoriske tiltak etter artikkel 32. Følgende er innebygd i tjenesten:

• Hvert boligselskap er et lukket rom. Isolasjonen håndheves i databasen med rad-nivå sikkerhet, ikke bare i grensesnittet, slik at en feil i applikasjonen ikke kan gi tilgang på tvers av kunder.
• Tilgang styres av roller – styreleder, styremedlem, lesetilgang – og krever innlogging med engangslenke til en registrert e-postadresse.
• Personopplysninger overføres kryptert, og lagres kryptert hos underdatabehandleren for database og fillagring.
• Endringer på medlemmer, dokumenter, roller og godkjente svar føres i en hendelseslogg som viser hvem som gjorde hva, og når.
• Dokumenter merket som personopplysninger slettes automatisk når oppbevaringstiden boligselskapet selv har satt er ute.
• Saker som legges i den interne kunnskapsbanken renses først – navn, enhetsnummer, kontaktopplysninger og beløp fjernes både av en språkmodell og av et etterfølgende regelbasert sveip. Koblingen tilbake til den opprinnelige henvendelsen lagres ikke.

Tiltakene kan endres og forbedres, men sikkerhetsnivået skal ikke reduseres i avtaleperioden.

7. Underdatabehandlere

Den behandlingsansvarlige gir databehandleren generell godkjenning til å bruke underdatabehandlere. Databehandleren pålegger hver av dem de samme pliktene som følger av denne avtalen, og hefter for deres behandling som for sin egen.

Ved inngåelsen brukes disse:

Anthropic og OpenAI mottar de tekstbitene og henvendelsene et konkret svar bygger på. Ingen av dem bruker opplysningene til å trene modeller; behandlingen skjer under leverandørenes vilkår for forretningskunder.

Overføring til USA skjer på grunnlag av EU-kommisjonens standard personvernbestemmelser, eventuelt EU–US Data Privacy Framework der leverandøren er sertifisert.

Databehandleren varsler den behandlingsansvarlige minst 30 dager før en underdatabehandler skiftes ut eller legges til. Den behandlingsansvarlige kan protestere skriftlig innen fristen, og kan si opp avtalen uten kostnad dersom partene ikke finner en løsning.

8. Bistand til den behandlingsansvarlige

Databehandleren bistår den behandlingsansvarlige med egnede tekniske og organisatoriske tiltak, så langt det er mulig, med:

• Å oppfylle plikten til å svare på anmodninger om innsyn, retting, sletting, begrensning, dataportabilitet og innsigelse etter artikkel 15 til 22.
• Å ivareta sikkerheten etter artikkel 32.
• Å melde og informere om brudd på personopplysningssikkerheten etter artikkel 33 og 34.
• Å gjennomføre vurdering av personvernkonsekvenser og forhåndsdrøfting etter artikkel 35 og 36.

Retter en registrert et krav direkte til databehandleren, videreformidles det til den behandlingsansvarlige uten ugrunnet opphold. Databehandleren svarer ikke den registrerte på den behandlingsansvarliges vegne uten å være bedt om det.

9. Brudd på personopplysningssikkerheten

Databehandleren varsler den behandlingsansvarlige uten ugrunnet opphold, og senest innen 24 timer, etter å ha blitt kjent med et brudd på personopplysningssikkerheten.

Varselet skal så langt det er mulig beskrive bruddets art, hvilke kategorier og hvor mange registrerte og opplysninger som er berørt, sannsynlige konsekvenser, og hvilke tiltak som er iverksatt eller foreslås.

Det er den behandlingsansvarlige som melder bruddet til Datatilsynet. Databehandleren melder ikke på eget initiativ på den behandlingsansvarliges vegne.

10. Revisjon og dokumentasjon

Databehandleren gjør tilgjengelig all informasjon som er nødvendig for å vise at pliktene etter artikkel 28 er oppfylt, og muliggjør og bidrar ved revisjoner, herunder inspeksjoner, som gjennomføres av den behandlingsansvarlige eller en revisor denne har gitt fullmakt.

Revisjon varsles minst 30 dager i forveien, gjennomføres i ordinær arbeidstid og skal ikke forstyrre driften mer enn nødvendig. Den behandlingsansvarlige dekker egne kostnader. Avdekker revisjonen vesentlige avvik fra denne avtalen, dekker databehandleren kostnadene ved utbedringen.

11. Sletting og tilbakelevering

Ved opphør av avtalen velger den behandlingsansvarlige om personopplysningene skal slettes eller leveres tilbake.

Den behandlingsansvarlige kan når som helst laste ned sine egne dokumenter fra portalen. Etter opphør er opplysningene tilgjengelige i 30 dager, slik at uttrekk kan gjøres. Deretter slettes de, inkludert tekstbiter, søkevektorer, henvendelser og svarutkast.

Sikkerhetskopier slettes i takt med den ordinære rulleringen, senest innen 90 dager.

Behandlede saker som er lagt i kunnskapsbanken, er renset for navn, kontaktopplysninger, enhetsnummer og beløp. De er likevel ikke anonyme: raden viser hvilket boligselskap saken gjaldt og hvem i styret som godkjente svaret, og en saksbeskrivelse fra et lite boligselskap kan være gjenkjennelig i seg selv. De behandles derfor som personopplysninger, og omfattes av sletteplikten på linje med resten.

Databehandleren kan likevel oppbevare opplysninger så lenge norsk rett krever det, og bare til det formålet.

12. Ansvar, varighet og lovvalg

Partenes ansvar følger av personvernforordningen artikkel 82 og av avtalen om levering av tjenesten.

Avtalen løper så lenge databehandleren behandler personopplysninger på vegne av den behandlingsansvarlige. Pliktene om taushet, sletting og bistand gjelder også etter opphør, så langt de etter sin art skal det.

Avtalen er underlagt norsk rett. Tvister søkes løst i minnelighet. Fører det ikke fram, er verneting Oslo tingrett.

13. Endringer

Databehandleren kan endre avtalen når regelverket, tjenesten eller listen over underdatabehandlere gjør det nødvendig. Endringer varsles på den e-postadressen boligselskapet har registrert, minst 30 dager før de trer i kraft.

Gjeldende versjon er alltid den som ligger på denne siden. Tidligere versjoner kan fås ved henvendelse.