To spørsmål går igjen i forkant av nesten enhver generalforsamling: «Kan jeg sende noen andre i mitt sted?» og «Kan vi holde møtet digitalt?» Reglene er ikke alltid intuitive.
Fullmakter
Hvem kan møte med fullmakt?
I borettslag kan en andelseier møte med fullmakt fra én annen andelseier. Det vil si at én person maksimalt kan representere to stemmer: sin egen og én fullmakt.
I eierseksjonssameier gjelder samme prinsipp etter eierseksjonsloven § 41: en seksjonseier kan la seg representere ved fullmektig, men fullmektigen kan bare representere én seksjonseier (i tillegg til seg selv, hvis de selv eier en seksjon).
Ektefeller og samboere som begge eier andelen/seksjonen kan møte med fullmakt for hverandre.
Hva fullmakten må inneholde
Fullmakten bør angi:
- Navn på den som gir fullmakten
- Navn på fullmektigen
- Hvilken generalforsamling det gjelder (dato)
- Signatur fra den som gir fullmakten
Fullmakter uten dato eller underskrift bør avvises av møteleder – det gir for mye rom for tvil.
Kontroll av fullmakter
Møteleder bør gå gjennom alle innleverte fullmakter før møtet åpnes, og notere dem i protokollen med navn. Dersom en fullmakt er ugyldig, har den aktuelle personen ikke stemmerett – men dette bør avklares rolig og saklig.
Digitalt og hybridmøte
Lovgrunnlaget
Etter endringer i borettslagsloven og eierseksjonsloven (2021) er digitale generalforsamlinger tillatt, men bare dersom det er hjemlet i vedtektene. Har dere ikke vedtektsbestemmelse om digitale møter, kreves fysisk møte.
Vil dere innføre muligheten: vedta vedtektsendringen på neste fysiske generalforsamling (krever 2/3 flertall), og dere kan holde digitale møter fra neste år.
Hva kreves av det digitale møtet?
Loven stiller krav til at:
- Alle deltakere kan høre og se hverandre på en tilfredsstillende måte
- Stemmegivning skjer på en betryggende måte (identifisering av stemmer)
- Deltakerne kan kontrollere hvem som møter og antall stemmer
Verktøy som Teams, Zoom og Google Meet er teknisk egnet, men krever at dere etablerer en protokoll for identifisering og stemmegivning.
Hybridmøte: det beste fra begge verdener?
Et hybridmøte lar noen møte fysisk og noen digitalt. I praksis er dette krevende å gjennomføre på en god måte: lydkvalitet, tekniske problemer og asymmetrisk deltakelse kan skape frustrasjon.
Anbefalingen: Dersom dere holder hybridmøte, sørg for:
- Minst én teknisk ansvarlig som ikke er møteleder
- Klare regler for når håndsopprekning brukes vs. digital stemmegivning
- At alle deltakere presenteres tydelig ved møtestart (digitale og fysiske)
- Alternativ for å avgi stemme skriftlig dersom den tekniske løsningen svikter
Skriftlig stemmegivning på forhånd
I eierseksjonssameier åpner loven for at vedtektene kan tillate skriftlig forhåndsstemming. Det vil si at seksjonseiere som ikke kan møte, kan avgi stemme skriftlig på de sakene som er kjent fra innkallingen.
Dette øker reell demokratisk deltakelse og anbefales for sameier med mange eldre eller beboere som bor utenfor landet.